Byta affärssystem: 11 tips för ett lyckat systembyte

Ett ineffektivt affärssystem kan hindra ditt företag från att växa. Men hur vet man när det är dags att byta system? Här delar vi med oss av varningsflaggorna som du bör vara uppmärksam på, men även tips på hur du hittar rätt ersättare för just din verksamhet.

 

Tecken på att du bör byta system

Många företag använder affärssystem för att minska administrationen och underlätta vardagen. Efter att ha använt ett system under en längre tid kan förändrade förutsättningar och verksamhetsbehov göra ett systembyte nödvändigt. Vilka andra faktorer kan indikera att det är dags att byta system? Här är några vanliga tecken:

 

Bristande funktionalitet

Det vanligaste skälet till att överväga ett systembyte är när den nuvarande lösningen inte kan leverera den funktionalitet som behövs för att underlätta den dagliga verksamheten. Det kan också bero på att funktionaliteten finns men inte fungerar optimalt. Ibland handlar det inte om specifika funktioner utan om en känsla av att systemet inte håller jämna steg med utvecklingen. Om du känner igen dig i någon av dessa situationer kan det vara dags att överväga ett systembyte.

 

Integrationssvårigheter

De flesta företag integrerar sina affärssystem med andra system, som ekonomi- och lönesystem. Om ditt nuvarande system saknar smidiga integrationsmöjligheter till viktiga kringsystem kan ett systembyte spara betydande tid.

 

För många system

Även om användningen av flera system kan vara nödvändig kan det lätt leda till onödigt dubbelarbete. Med rätt affärssystem kan du samla viktiga funktioner i ett sömlöst flöde och eliminera behovet av flera system, vilket leder till både tids- och kostnadsbesparingar.

 

Svårt att använda

Om du eller dina kollegor upplever att det befintliga systemet är svårt att använda finns det en risk att ni går miste om tid som skulle kunna användas till mer värdeskapande uppgifter. Genom att byta till ett system med bättre användarvänlighet kan ni frigöra tid och samtidigt få nöjdare medarbetare.

 

För höga kostnader

Om kostnaderna för ditt nuvarande system är oproportionerligt höga jämfört med de fördelar det ger, kan det vara dags att överväga ett mer kostnadseffektivt alternativ.

 

Bristfällig support

Oavsett funktionalitet och användarupplevelse kommer det alltid finnas stunder när problem uppstår. Om supporten inte är tillräckligt snabb och effektiv kan det vara en bidragande orsak till att överväga ett systembyte.

 

Hitta rätt system för din verksamhet

Att komma till insikt om att systembyte behövs är enkelt – att hitta en ersättare är desto svårare. Så, hur lyckas man egentligen med detta? Här har vi samlat sex tips som hjälper dig att hitta rätt system för din verksamhet:

 

Specificera vilka funktioner du behöver

Börja med att identifiera de viktigaste funktionerna för ditt arbete och lista vad som saknas i ditt nuvarande system. Här kan det också vara fördelaktigt att utgå från ert arbetsflöde genom att punkta upp de olika stegen och fundera över vilken funktionalitet som kan förbättra effektiviteten.

 

Fundera på vilken flexibilitet som behövs

Beroende på hur ditt företag arbetar med exempelvis fakturering, tidrapportering och resursplanering kan det behöva göras olika anpassningar i systemet. Genom att kartlägga vilka behov som finns i din verksamhet blir det också enklare att rätt lösning!

För att komma underfund med detta kan du bland annat besvara följande frågor:

• Jobbar du och dina kollegor med fast eller löpande fakturering?
• Tillämpas olika prissättningar beroende på vem som utför ett uppdrag?
• Finns det möjlighet att vidarefakturera utlägg till kunder?
• Ska alla kunna attestera sina egna tider eller måste det utses en attestansvarig?
• Har alla samma schema eller finns det behov av exempelvis säsongs- eller veckoschema?

 

Specificera vilka integrationer du behöver

På samma sätt som du specificerar dina önskade funktioner bör du även identifiera viktiga integrationer. Gör en lista över de integrationsmöjligheter som är avgörande för din verksamhet och markera vilka som saknas i ditt nuvarande system.

 

Fundera på om det behövs en mobilapp

Oavsett om du är konsult eller jobbar i byggbranschen kan det finnas ett stort värde av att ha tillgång till en mobilapp för att hålla koll på exempelvis uppgifter och projekt samt registrera tid, kvitton och utlägg. Fundera på om en mobilapp är ett krav för din verksamhet.

 

Specificera eventuella krav på språkstöd

Om ditt företag är verksamt i flera länder, eller har medarbetare som inte behärskar svenska, kan det vara nödvändigt att välja ett affärssystem där det finns stöd för exempelvis engelska. Fundera på om detta behov finns i din verksamhet.

 

Ta reda på vad andra tycker

Efter att ha begrundan ovanstående aspekter har du goda förutsättningar att hitta ett affärssystem som passar just dina förutsättningar och behov. I samband med att du jämför olika system kan det däremot vara en bra idé att undersöka vad andra tycker om dess funktionalitet, användarvänlighet och support.

 

Tips för en lyckad implementation

När du väl har hittat ett nytt system krävs det noggrann planering för att minimera störningar i verksamheten. Här har vi samlat en handfull tips för en smidig implementation:

 

Bilda dig en uppfattning om processen

Det allra första du bör göra är att bilda dig en uppfattning om hur implementeringen av det nya systemet går till. Är det möjligt att importera någon data från ditt befintliga system? Måste du göra implementationen på egen hand eller finns det hjälp att få? Hur lång tid brukar det ta för företag som ditt att komma igång med systemet?

 

Ta reda på din uppsägningstid

När bilden kring implementeringsprocessen börjat klarna är det hög tid att ta reda på hur lång uppsägningstid det är på ditt nuvarande system. Betalar du månadsvis eller har du tecknar ett årsavtal som är giltigt i flera månader till? Detta kan ge dig en indikation för när bytet bör ske.

 

Hitta rätt struktur och arbetssätt

I samband med att det nya systemet implementeras är det viktigt att hitta rätt struktur och säkerställa att arbetsflödet fungerar så som du tänkt. Då inställningar behöver göras är det fördelaktigt om det finns uppstartshjälp att få, antingen i form av rådgivning eller dokumentation.

Att tidigt involvera nyckelpersoner som administratörer, chefer, projektledare och ekonomibyråer kan också vara bra för att hitta rätt struktur samt säkerställa att allas behov tas hänsyn till.

 

Utbilda och informera anställda

Beroende på vilken roll de anställda har i företaget kommer de troligtvis att använda affärssystemet på olika sätt. Det är därför av största vikt att dina medarbetare informeras om hur de förväntas använda systemet samt utbildas i hur de olika funktionerna fungerar.

 

Underlätta vardagen med Blikk

Tusentals företag i en mängd olika branscher använder dagligen Blikks smarta systemlösningar för att minska administrationen och skapa tid för det som ligger dem varmast om hjärtat. Boka en demo eller testa Blikk gratis för att upptäcka hur vi kan underlätta vardagen för din verksamhet!

Blikk samlar dina viktigaste funktioner i ett sömlöst flöde – från offert till projekt, tidrapportering, uppföljning, fakturering och lönehantering. Integrationen med marknadens ledande ekonomi- och lönesystem gör att du enkelt kan föra över dina faktura- och löneunderlag till Fortnox, Björn Lundén, Visma Administration och Visma eEkonomi för att bara nämna några.

För att du på ett tidseffektivt sätt ska kunna bygga upp ett bra arbetsflöde och implementera Blikk i verksamheten erbjuder vi personlig uppstartshjälp med en Blikk-konsult. Dyker det upp frågor eller funderingar får du snabb hjälp av vår support – som nyligen fick 100% kundnöjdhet.